Положение о КЭДО

ПОЛОЖЕНИЕ О КАДРОВОМ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

АО «Экспресс Приморья»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Положение о кадровом электронном документообороте с работниками АО «Экспресс Приморья» (далее — Положение) разработано в соответствии с положениями действующего законодательства Российской Федерации, Трудового кодекса РФ, включая статьи 22.1 - 22.3 ТК РФ, на основании приказа № ЭП-438 от 30.08.2024 года АО «Экспресс Приморья» (далее — Работодатель, Организация) о введении кадрового электронного документооборота (далее — Приказ).

1.2. Настоящее Положение определяет порядок электронного взаимодействия Работодателя с Работником посредством информационной системы.

1.3. Требования настоящего Положения являются обязательными для всех Работников, выразивших согласие в письменной форме на взаимодействие с Работодателем посредством электронного кадрового документооборота, а вход в личный кабинет информационной системы является необходимым и достаточным условием для аутентификации и авторизации Работника.

1.4. Кадровый электронный документооборот осуществляется в Организации при использовании следующих информационных систем:

Информационная система кадрового электронного документооборота «СБИС», расположенная в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу: https://online.sbis.ru и мобильном приложении “СБИС”, правообладателем которой является Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Тензор» (ИНН: 7605016030; ОГРН: 1027600787994) (далее — Информационная система);

Информационная система позволяет обеспечить подписание электронного документа, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

1.5. Кадровый электронный документооборот вводится Организацией с 15.10.2024г. для Административно-управленческого персонала (Приложение № 1 к приказу № ЭП-438 от 30.08.2024 г.), с 02.12.2024г. для всех категорий работников АО «Экспресс Приморья». Возможность подписания документов в Информационной системе с помощью Усиленной неквалифицированной электронной подписи или Усиленной неквалифицированной электронной подписи предоставляется только после письменного согласия работника на взаимодействие с работодателем через кадровый электронный документооборот и получения ключа электронной подписи в информационной системе.

1.6. Все расходы на получение и продление работником усиленной неквалифицированной электронной подписи и ее использование возложены на Организацию. При этом работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

1.7. Работник проинформирован и согласен с тем, что он несет ответственность за нарушение обязательств по сохранению конфиденциальности сведений, обеспечивающих доступ в информационную систему, в том числе если такие нарушение повлекли неправомерный доступ в информационные системы и(или) неправомерные действия третьих лиц.

1.8. Действия, осуществляемые в информационной системе, дата и время поступления документов в информационную систему определяются по московскому времени (системное время) и фиксируются автоматически.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. В настоящем Положении используются следующие термины и определения:

Работодатель, Организация - Акционерное Общество «Экспресс Приморья».

Работник, Сотрудник - работник, состоящий в трудовых отношениях с Работодателем и выразивший письменное согласие на взаимодействие с работодателем через кадровый электронный документооборот и получивший УНЭП.

Кадровый электронный документ – документированная информация в электронной форме, подписанная электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи, и регламентирующая кадровые процедуры в Организации, которые должны оформляться в обязательном порядке в соответствии с трудовым законодательством. Электронными документами могут быть документы индивидуального применения (заявления, приказы, уведомления, согласия и др.) и локальные нормативные акты (положения, политики, процедуры, регламенты и т.д.) без дублирования на бумажном носителе.

Информационная система – информационная система кадрового электронного документооборота «СБИС», расположенная в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу: https://online.sbis.ru и мобильном приложении “СБИС”.

Личный кабинет Работника (ЛК)– сервис электронного взаимодействия Работника с Работодателем, интегрированный в информационной системе “Сбис”, позволяющий Сторонам обмениваться информацией и Электронными документами.

Отправитель – лицо, которое направляет Электронный документ посредством информационной системы.

Доставка электронного сообщения/ документа – процесс перемещения электронного сообщения или документа от Отправителя к Получателю.

Получатель – лицо, которому адресовано электронное сообщение и(или) Электронный документ.

Подписант Электронного документа – Пользователь информационной системы, подписывающий Электронный документ УКЭП подписью, полученной от лица Работодателя и имеющий доверенность с правом подписания документов от лица Организации.

Пользователь информационной системы – Работник и\или уполномоченное лицо Работодателя, имеющие электронную подпись и допуск к работе с информационной системой.

Участники кадрового электронного документооборота — работодатель (Организация) и его работники, которыми было дано согласие в установленной форме на взаимодействие с Организацией путем электронного документооборота.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – электронная подпись, в готовом виде представляющая собой аналог собственноручной подписи человека. Является идентификатором подписи конкретного лица в виде криптографического шифра, записанного в защищенном облачном хранилище и подтверждает факт формирования подписи определенным лицом и неизменность документа с момента подписания.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – электронная подпись, которая удовлетворяет всем существенным признакам усиленной квалифицированной электронной подписи, предусмотренным в Федеральном законе 63-ФЗ от 06.05.2011 «Об электронной подписи», и являющаяся полным аналогом собственноручной подписи.

Термины и определения, используемые в настоящем Положении и не перечисленные в настоящем разделе, понимаются в значении, определенном действующим законодательством Российской Федерации.

3. ОСОБЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1. Право на использование информационной системы как платформы для кадрового электронного документооборота возникает после подписания согласия на взаимодействие с работодателем через кадровый электронный документооборот.

3.2. Электронный документ считается подписанным УНЭП и/или УКЭП Работника и переданным Работодателю при выполнении следующих условий:

3.2.1. Вход в информационную систему “СБИС” под Логином и Паролем Подписанта и проставление отметки об ознакомлении и/или подписании с Электронным документом в специально предусмотренном поле;

3.3. Электронные документы, пересылаемые с использованием информационной системы и подписанные УНЭП и/или УКЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и влекут такие же юридические последствия, как если бы аналогичные документы были созданы на бумажном носителе и подписаны собственноручной подписью Подписанта. Указанные электронные документы влекут возникновение прав и обязанностей, вытекающих из сути направляемых документов, с момента фиксации факта отправки электронного документа в соответствующей информационной системе, и не могут быть оспорены ни Подписантом Электронного документа, ни АО «Экспресс Приморья» только на том основании, что эти действия не подтверждаются документами, составленными на бумажном носителе.

3.4. Стороны соглашаются, что используемые ими организационные и технические средства осуществления электронного документооборота обеспечивают необходимый уровень конфиденциальности и защиты информации от неправомерных действий третьих лиц, и являются достаточными для обеспечения достоверности, целостности и однозначного определения подлинности Электронного документа и личности Подписанта Электронного документа.

3.5. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой Электронных документов (пакет электронных документов).

3.6. Замена ключей электронной подписи не влияет на юридическую силу Электронного документа, если он был подписан электронной подписью, действительной на момент подписания.

3.7. Доступ к информационной системе предоставляется Работнику круглосуточно. Ограничение доступа Работника к информационным системам может осуществляться Работодателем в одностороннем порядке для проведения технических работ, а также в случае действия форс-мажорных обстоятельств, которые Работодатель не мог предусмотреть или предотвратить разумными средствами. Работодатель предпримет необходимые усилия для того, чтобы заранее проинформировать Работника об ограничении доступа к информационным системам для проведения технических работ. В случае действия форс-мажорных обстоятельств Работодатель информирует Работника незамедлительно.

3.8. Подписание Работником электронного документа означает, что он ознакомился с документом, проверил его на полноту и корректность, полностью согласен с содержащимися данными, а также получил его экземпляр.

3.9. Факт подписания документов УНЭП или УКЭП означает:

- оригинальность - подтверждение авторства документа;

-целостность - документ не может быть изменен после подписания;

-признание авторства - владелец УНЭП не сможет отказаться от своей подписи.

3.10. В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, Работодатель и Работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе, временно обмениваться документами, связанными с работой, в форме электронного документа с помощью Информационной системы с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

3.11. Если подписанный документ Участниками кадрового электронного документооборота признан ошибочным, недействительным, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо провести аннулирование.

Аннулирование при выявлении ошибок в документах - оформляется приказом Работодателя, в иных случаях по соглашению сторон.

Аннулированные документы хранятся в информационной системе без доступа у Работника - как не действующие в отношении него.

В целях соблюдения прав и интересов Работника в случаях технической невозможности использования Информационной системы аннулирование электронного документа со стороны Работодателя может быть оформлено документом на бумажном носителе.

4. ПОРЯДОК ПЕРЕХОДА И ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Электронный кадровый документооборот осуществляется в отношении всех категорий работников АО «Экспресс Приморья».

4.2. Взаимодействие Организации и работников Административно-управленческого персонала на всех режимах и видах работы (Приложение № 1 к приказу № ЭП-438 от 30.08.2024 г.) путем кадрового электронного документооборота начинается с 15.10.2024 г., для остальных Сотрудников на всех видах и режимах работы с 02.12.2024 г., но не ранее получения письменного оригинала согласия работника на взаимодействие с работодателем через кадровый электронный документооборот и соглашения о применении усиленной неквалифицированной электронной подписи.

4.3. Уведомление работников о переходе на взаимодействие через электронный документооборот осуществляется ответственным лицом Организации либо персонально, под подпись, посредством вручения соответствующего уведомления.

4.4. Работник Организации направляет письменное согласие работника на взаимодействие с работодателем через кадровый электронный документооборот в течение 10 календарных дней с даты получения им уведомления. В случае не предоставления работником Организации согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, работник продолжает взаимодействие с Работодателем в форме предоставления оригиналов бумажных документов и их собственноручное подписание. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

4.5. Работник, выразивший письменное согласие на взаимодействие с Работодателем через кадровый электронный документооборот, может изменить форму взаимодействия с Работодателем для формирования документов на бумажном носителе исключительно в случаях, предусмотренных законом.

4.6. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 15.10.2024 года для выполнения трудовой функции дистанционно на постоянной основе.

4.7. Работодатель информирует об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

4.8. Электронный кадровый документооборот в Организации осуществляется в отношении документов, перечень которых установлен в Приложении № 1 к настоящему Положению.

4.9. При заключении трудового договора документы, предусмотренные статьей 65 Трудового Кодекса, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме электронных документов, способом, предусмотренным Работодателем.

4.10. Подписывать электронные документы от имени Работодателя вправе лица, имеющие доверенность от Организации на подписание любых документов, касающихся трудовых отношений и охраны труда, и получивших УКЭП от имени Работодателя.

4.11. Подписание документов от имени Организации при электронном кадровом документообороте осуществляется только при использовании УКЭП.

4.12. Подписание документов работником осуществляется при использовании УНЭП, либо УКЭП, полученной Работником самостоятельно.

4.13. Заявки, заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

4.14. Подтверждением отправки заявки, заявления, уведомления и сообщения, связанного с электронным документооборотом, служит изменение статуса, который отображается в Информационной системе.

4.15. В случае приостановления деятельности Информационной системы полностью или частично, наличия сбоя в ее работе, возникновения обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор) и при иных исключительных случаях, установленных в Организации, Работодатель вправе оформлять кадровые документы на бумажном носителе.

4.16. Работник, выразивший письменное согласие на взаимодействие с Работодателем через кадровый электронный документооборот, инициирует процесс кадрового документооборота только через Информационную систему, за исключением случаев приостановления деятельности Информационной системы полностью или частично, наличия сбоя в ее работе, возникновения обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор) и иных исключительных случаев, установленных в Организации.

4.17. Документ, в отношении которого осуществляется электронный кадровый документооборот и который подлежит подписанию со стороны работника, подписывается последним не позднее следующего рабочего дня, с момента направления Работодателем документа. В случае несогласия с подписанием документа или же его содержанием, Работник вправе направить через Информационную систему Организации уведомление об отказе от подписания с указанием причины отказа от подписания документа.

4.18. Организация осуществляет хранение электронных документов, созданных в Информационной системе, по завершению делопроизводства по ним, на технических устройствах Информационной системы, предназначенных специально для хранения электронных документов (серверы), в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле.

5. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА И РАБОТОДАТЕЛЯ ПРИ ЭЛЕКТРОННОМ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ

5.1. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ:

5.1.1. Обеспечивать бесперебойную работу информационных систем и обеспечивать Работнику возможность выполнения всей совокупности доступных действий в соответствии с условиями настоящего Положения.

5.1.2. Соблюдать режим конфиденциальности, предпринимать необходимые и достаточные организационно-технические меры по защите информации, которая становится доступной Работодателю в связи с выполнением им своих функций и, которая содержится в информационных системах.

5.1.3. Незамедлительно предпринять организационные и технические меры в целях защиты интересов Работника после получения от него информации о компрометации учетных данных (Логин, Пароль).

5.1.4. Обеспечить автоматическую генерацию Логина и Пароля, которые назначаются пользователю при его заведении в информационных системах Работодателя и используются им для аутентификации Работника при использовании указанных систем и средств коммуникации.

5.2. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА:

5.2.1. Работник должен обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации, обеспечивающей доступ к соответствующей информационной системе (включая конфиденциальность Логина, Пароля). Запрещается передавать указанную информацию любым третьим лицам, а также хранить Логин и Пароль доступа в информационные системы в письменной форме.

5.2.2. Работник обязан не совершать действия, которые могут привести к событиям, в результате которых доступ к соответствующей информационной системе окажется невозможен и/или такой доступ будет предоставлен третьим лицам.

5.2.3. Работник обязан не предпринимать действия, направленные на нарушение работоспособности информационной системы, сертифицированного ключевого носителя (токена) УКЭП.

5.2.4. Работник должен незамедлительно известить своего непосредственного руководителя и направление информационной безопасности о ставших известными Работнику действиях третьих лиц, способных привести к компрометации доступа Работника в информационные системы. В случае компрометации учетных данных (Логин, Пароль) Работник обязан предпринять действия, описанные в Политике парольной защиты и Политике работы в корпоративной сети.

5.2.5. Работник должен в рабочее время регулярно, не реже 2 раз в день, проверять информационную систему и в случае получения сообщения от Работодателя выполнить предписываемые действия. Работник, имеющий подчиненных сотрудников, по которым могут быть необходимы согласования по кадровым процессам, обязан проверять информационную систему каждые 2 часа в течение рабочего дня.

5.2.6. При поступлении электронного документа на подписание и/или ознакомление в Личный кабинет “СБИС” Работник обязан ознакомиться с Электронным документом и подписать его в срок не позднее 1 рабочего дня со дня получения. В случае отсутствия Работника на рабочем месте или отсутствия доступа к Личному кабинету по объективным причинам (нахождение в отпуске, в командировке, временная нетрудоспособность) Работник обязуется ознакомиться с Электронным документом не позднее одного рабочего дня после возобновления доступа к своему Личному кабинету и возвращению к исполнению должностных обязанностей. Работник должен в указанный в настоящем пункте срок подписать полученный Электронный документ посредством УКЭП или УНЭП. По истечению 1 рабочего дня с момента получения документа на ознакомление Работник считается ознакомленным надлежащим образом, за исключением случаев, когда в силу закона ознакомление возможно только под подпись. Подтверждением получения Работником Электронного документа является отчет из Информационной системы.

5.2.7. Работник обязан своевременно, не позднее 3 рабочих дней с даты наступления события, информировать Работодателя об изменении своих учетных и персональных данных, используемых при оформлении электронной подписи.

5.2.8. Работник обязан своевременно производить замену ключей электронной подписи в установленных законом случаях, а также до срока ее окончания.

5.2.9. Работник несет ответственность за все риски несанкционированного распространения информации, полученной посредством доступа к информационной системе в связи с передачей неуполномоченным лицам Логина, Пароля.

6. ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ПОЛОЖЕНИЕМ

6.1. Все работники, которые выразили письменное согласие на взаимодействие с работодателем через кадровый электронный документооборот, должны быть ознакомлены с настоящим Положением.

Ознакомление с настоящим Положением вновь принятых Работников производится до подписания трудового договора в письменной форме на бумажном носителе.

6.2. Текст настоящего Положения подлежит размещению на внутреннем портале Работодателя по адресу: https://www.expresspk.ru/

7. ВСТУПЛЕНИЕ В СИЛУ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом АО «Экспресс приморья» и вступает в силу с даты его утверждения Генеральным директором.

7.2. Настоящее Положение обязательно для исполнения всеми Работниками, которые выразили письменное согласие на взаимодействие с работодателем через кадровый электронный документооборот. Неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Положения может расцениваться как дисциплинарный проступок, и к Работнику, допустившему нарушение, может быть применено дисциплинарное взыскание в порядке, предусмотренном трудовым законодательством Российской Федерации.

Приложение № 1

к Положению о кадровом электронном документообороте от ____

Перечень электронных кадровых документов, оформляемых по Положению

1. Кадровые приказы (распоряжения) работодателя:

¾ о приеме на работу;

¾ о переводе работника на другую работу;

¾ о применении дисциплинарного взыскания;

¾ о снятии дисциплинарного взыскания;

¾ о предоставлении различных видов отпусков;

¾ о переносе отпуска;

¾ об отзыве из отпуска;

¾ об аннулировании трудового договора;

¾ об изменении режима рабочего времени;

¾ о привлечении к сверхурочной работе;

¾ о привлечении к работам в выходные и/или нерабочие праздничные дни;

¾ о поручении выполнения дополнительной работы;

¾ о прекращении выполнения дополнительной работы;

¾ об установлении/изменении разряда;

¾ о предоставлении дополнительных дней отдыха;

¾ о предоставлении дополнительного времени отдыха;

¾ об освобождении от работы;

¾ о направлении работника в командировку;

¾ другие кадровые приказы (распоряжения).

2. Заявления работников:

¾ о предоставлении отпусков или выходов из них;

¾ об отмене отпуска;

¾ о предоставлении дополнительных дней отдыха по уходу за ребенком-инвалидом;

¾ об увольнении;

¾ о переводе;

¾ об изменении условий трудового договора (изменение режима рабочего времени, др.);

¾ об изменении персональных данных,

¾ об отзыве согласия на обработку персональных данных,

¾ о выдаче копий документов, справок;

¾ о направлении трудовой книжки по указанному адресу;

¾ об отзыве заявления об увольнении;

¾ о перечислении заработной платы;

¾ на удержание из заработной платы;

¾ другие заявления, связанные с трудовой деятельностью.

3. Уведомления работников:

¾ о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе, работе в выходные, нерабочие праздничные дни, ночной работе;

¾ о сокращении;

¾ об отзыве из отпуска;

¾ другие уведомления работодателя.

4. Акты работодателя:

¾ об отказе подписания работником документов;

¾ о нарушении трудовой дисциплины;

¾ другие акты работодателя.

5. Служебные записки/рапорты:

¾ о привлечении работников к работе в ночное время, к сверхурочной, в выходные, нерабочие праздничные дни;

¾ о привлечении к дисциплинарной ответственности;

¾ о снятии дисциплинарного взыскания досрочно;

¾ об отзыве из отпуска;

¾ о поощрении;

¾ о совмещении, исполнении обязанностей, расширении зоны обслуживания;

¾ об аннулировании трудового договора;

¾ другие служебные записки, связанные с трудовой деятельностью работников.

6. Обязательства, согласия, объяснения работников (в том числе, согласия на отзыв из отпуска, объяснения в связи с нарушением дисциплины труда).

7. Должностные инструкции (в случае их изменения, пересмотра или утверждения, в связи с вводом новых должностей после введения КЭДО) будут подписываться ЭП Генерального директора. Датой утверждения должностной инструкции будет считаться дата подписания ЭП Генерального директора. Ознакомление работников с должностной инструкцией, подписанной ЭП Генерального директора должно осуществляться в электронном виде для работников, которые дали своё согласие на КЭДО. Работники, не давшие согласие на КЭДО ознакамливаются с должностной инструкцией посредством собственноручной подписи в распечатанном экземпляре должностной инструкции, утвержденной ЭП Генерального директора. Должностные инструкции, действующие в настоящее время, утвержденные в бумажном варианте (до момента их пересмотра) предоставляются для ознакомления всем категориям работников на бумажном носителе для проставления собственноручной подписи.

8. Локальные нормативные акты (ЛНА) АО «Экспресс Приморья» (в случае внесения в них изменений, дополнений, пересмотра или переутверждения после введения КЭДО) будут подписываться ЭП Генерального директора и ЭП уполномоченных лиц. Ознакомление работников с ЛНА, подписанными ЭП Генерального директора должно осуществляться в электронном виде для работников, которые дали своё согласие на КЭДО. Работники, не давшие согласие на КЭДО ознакамливаются с распечатанным экземпляром ЛНА утвержденными ЭП, посредством собственноручной подписи в листе ознакомления с ЛНА. Локальные нормативные акты, действующие в настоящее время, утвержденные в бумажном варианте (до момента их пересмотра) предоставляются для ознакомления всем категориям работников на бумажном носителе для проставления собственноручной подписи.

9. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к Трудовым договорам (кроме дополнительных соглашений об индексации заработной платы и об изменении существенных условий трудового договора).

10. Договоры о материальной ответственности.

11. Ученические договоры.